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中鐵四局工程項目成本管理系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用
發(fā)布時間：2018-08-22瀏覽次數(shù)： 信息來源：河南五建第二建筑安裝有限公司
中鐵四局集團有限公司
中鐵四局集團有限公司是世界500強企業(yè)——中國中鐵股份有限公司的“標(biāo)桿”成員企業(yè)，具有綜合施工能力的大型建筑企業(yè)集團。擁有鐵路、公路、房屋建筑、市政公用工程四項施工總承包特級資質(zhì)，是全國建筑行業(yè)內(nèi)為數(shù)不多、安徽省唯一一家“四特四甲”施工企業(yè)。目前，其業(yè)務(wù)范圍分布在全國31個省、市、自治區(qū)，以及印尼、安哥拉等9個國家。2016年，新簽合同額達1068億元，營業(yè)收入701億元，實現(xiàn)利潤16.23億元。多年來，中鐵四局在企業(yè)信息化建設(shè)方面進行了積極的探索，并取得了一定的成就，尤其是工程項目成本管理系統(tǒng)做到了部分系統(tǒng)的集成，初步實現(xiàn)了業(yè)務(wù)財務(wù)一體化的目標(biāo)。具體情況如下：
一、成本管理系統(tǒng)建設(shè)背景
由于建設(shè)項目分布范圍廣、產(chǎn)品標(biāo)準不統(tǒng)一、工藝流程不標(biāo)準、生產(chǎn)地點移動性、臨時組建團隊等特殊性和復(fù)雜性特點，致使管理跨度和難度之大，后臺管控能力不足，項目整體經(jīng)濟效益較低，虧損項目時有發(fā)生。項目成本管理普遍存在著“管理手段落后、成本管理粗放、盈利水平不高”的情況。
在工程項目實施過程中，成本管理得不到應(yīng)有的重視，主要的問題有：責(zé)任成本預(yù)算難以有效落實，先施工后簽合同、合同執(zhí)行不嚴肅、任意肢解分包單價、工程數(shù)量把控不嚴、各項扣款不及時、主要材料無核算、債務(wù)支付缺乏整體籌劃等現(xiàn)象不同程度的存在，業(yè)務(wù)財務(wù)整體融合不到位，造成工程項目利潤水平低，甚至出現(xiàn)重大虧損情況。
基于上述情況，中鐵四局多年來一直在項目成本管理方面進行積極探索，認為通過互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)手段，建設(shè)一個強大的信息系統(tǒng)做支撐，建立覆蓋面廣、實用有效的工程項目成本管理系統(tǒng)，才能增強企業(yè)對項目的管控能力，規(guī)范項目管理、提高工作效率、降低項目施工成本。
二、成本管理系統(tǒng)的設(shè)計思路與邏輯分析
（一）系統(tǒng)的整體設(shè)計思路
以“工程項目為主體、制度流程為基礎(chǔ)、合同清單為主線、責(zé)任預(yù)算為核心、過程管控為主措、資金支付為卡口”，是中鐵四局成本管理信息系統(tǒng)的主要設(shè)計思路。
1.以工程項目為主體。項目經(jīng)理部作為項目成本管理和成本控制的實施主體，系統(tǒng)主要應(yīng)用于項目，同時滿足集團公司、三級公司對成本管理的需要，通過系統(tǒng)對成本相關(guān)業(yè)務(wù)審批，通過后臺進行查詢、實時監(jiān)控項目部成本執(zhí)行情況。
2.以制度流程為基礎(chǔ)。系統(tǒng)設(shè)計思路主要是基于集團公司、三級公司目前的管理制度和管理流程進行的，與成本相關(guān)的制度和流程都要在系統(tǒng)中體現(xiàn)，系統(tǒng)中所有的功能都是根據(jù)管理制度和辦法形成的。
3.以業(yè)主合同清單為主線。業(yè)主合同清單是項目的計價收入、成本控制的重要依據(jù)，貫穿于系統(tǒng)的全過程。
4.以責(zé)任成本預(yù)算為核心。系統(tǒng)按照以責(zé)任成本預(yù)算為尊的理念，突出責(zé)任成本預(yù)算在項目成本管理中的核心作用，是工程數(shù)量控制、勞務(wù)分包單價控制、各項成本費用控制、成本核算分析的依據(jù)。
5.以過程管控為主措。系統(tǒng)體現(xiàn)了成本管理相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)過程管控，在過程中對工程數(shù)量、勞務(wù)單價、主要材料消耗、機械費等各項費用的控制。
6.以資金支付為卡口。系統(tǒng)成本控制的最后一道關(guān)口就是資金支付，該功能能夠有效保證系統(tǒng)的實施，體現(xiàn)了成本管理與資金支付的關(guān)聯(lián)性。
（二）依托系統(tǒng)完善企業(yè)管理模式和技術(shù)架構(gòu)
1.實現(xiàn)企業(yè)管理模式的系統(tǒng)化。基于中鐵四局對工程項目實行多層級管理模式（見圖1），局、三級公司和項目經(jīng)理部對系統(tǒng)應(yīng)用要求具有不同側(cè)重點。項目經(jīng)理部應(yīng)用系統(tǒng)處理日常業(yè)務(wù)，三級公司通過該信息系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)審批和監(jiān)督，局通過該信息系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)監(jiān)督。通過該信息系統(tǒng)采集和儲存所需的指標(biāo)數(shù)據(jù)，并進行對比分析，提升管控效果。
2.創(chuàng)新技術(shù)架構(gòu)模式。新系統(tǒng)采用網(wǎng)頁端、客戶端和移動端的混合架構(gòu)，將數(shù)據(jù)量大、網(wǎng)絡(luò)帶寬要求高、操作復(fù)雜的業(yè)務(wù)放到客戶端；將實時性要求高、流程化的業(yè)務(wù)放到網(wǎng)頁端，從而降低工程項目部對網(wǎng)絡(luò)帶寬和傳輸效率要求，以此提高基層數(shù)據(jù)處理效率；將業(yè)務(wù)審批、報表查詢功能與移動客戶端關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)移動辦公功能（見圖2）。
為此，中鐵四局成本管理部牽頭，相關(guān)部門配合，按照部門職責(zé)，分別梳理了與成本管理相關(guān)制度辦法，編制了用于系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，對所有與成本管理相關(guān)管理辦法、業(yè)務(wù)表單、審批流程的標(biāo)準化。系統(tǒng)包括收入管理、成本管理、資金管理三大模塊，涉及收入管理、施組管理、責(zé)任成本管理、勞務(wù)管理、物資管理、機械管理、支付管理、憑證制作等66項業(yè)務(wù)，包含施工承包合同清單審批、清單分解審批、責(zé)任成本預(yù)算編制審批、分包/采購/租賃合同評審、分包/采購/租賃結(jié)算、內(nèi)外部驗工計價、責(zé)任成本計價、債務(wù)支付審批等共計45項關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程。
（三）系統(tǒng)業(yè)務(wù)邏輯分析
系統(tǒng)基于業(yè)務(wù)流程管理理念、建立了統(tǒng)一的項目收入、成本、資金管理業(yè)務(wù)的審批流程，按照管理標(biāo)準化、標(biāo)準制度化、制度流程化、流程表單化、表單數(shù)據(jù)化、數(shù)據(jù)信息化、信息智能化的邏輯思維，對項目收入、成本預(yù)算、實際成本、資金支付、核算分析等項目業(yè)務(wù)實行流程化、信息化管理，做到收入支出有依據(jù)、資金支付有審批，實現(xiàn)及時收款、控制支出、節(jié)約資金、提高效益目的（見圖3）。
1.收入管理。收入管理包括業(yè)主合同管理、合同價款分劈管理、變更索賠管理、驗工計價管理。其中業(yè)主合同體現(xiàn)項目的預(yù)計收入，合同價款分劈體現(xiàn)局指和參建分部的預(yù)計收入，變更索賠體現(xiàn)項目的二次經(jīng)營收入，驗工計價體現(xiàn)項目的實際收入，形成了項目完整的收入管理體系（見圖4）。
2.成本管理。成本管理可分為成本預(yù)算和實際成本管理兩部分功能組成，價格庫管理，施組管理，責(zé)任預(yù)算管理共同形成成本預(yù)算；工料機管理，周轉(zhuǎn)料管理，現(xiàn)場經(jīng)費管理形成實際成本管理。最終通過責(zé)任成本計價將責(zé)任成本預(yù)算和實際成本結(jié)合起來，成為成本分析的基礎(chǔ)。在實際成本控制過程中，采用量價雙控模式，通過計劃數(shù)量控制合同、驗收、結(jié)算等過程數(shù)量，同時采用限價體系控制合同單價和最終的結(jié)算單價，達到價格控制的目的（見圖5）。
項目成本管理信息系統(tǒng)按照“計劃—合同—驗收—結(jié)算—支付”流程，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)與資金支付的管理和控制。根據(jù)工程施工和成本管理的需要，財務(wù)系統(tǒng)關(guān)閉了相關(guān)銀行付款的制作憑證功能，改由項目成本管理信息系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要自動生成相關(guān)付款憑證，這樣就真正實現(xiàn)了業(yè)務(wù)與資金支付的卡控機制（見圖6）。
三、系統(tǒng)運行的支撐保障
1．制度保障。為保證系統(tǒng)規(guī)范有效運行，中鐵四局于2016年6月印發(fā)了《中鐵四局工程項目成本管理信息系統(tǒng)（V2.0）使用及運行管理辦法》。該辦法對系統(tǒng)的運行環(huán)境、流程設(shè)置、機構(gòu)管理、權(quán)限管理、用戶管理等方面系統(tǒng)初始化工作制定了規(guī)范，對部分業(yè)務(wù)生效時間控制、業(yè)務(wù)審核審批時間要求等業(yè)務(wù)操作方面作出要求，并對系統(tǒng)應(yīng)用效能考核、業(yè)務(wù)評比方面進行明確規(guī)定。
2.技術(shù)支持。為保證系統(tǒng)正常運行，及時解決使用過程中遇到的各種問題，局成本管理部和各三級公司均設(shè)置一名專職系統(tǒng)管理員，軟件公司設(shè)一名專職維護人員，為用戶提供咨詢和服務(wù)，共同負責(zé)系統(tǒng)的運行和維護。系統(tǒng)使用過程中，系統(tǒng)開發(fā)人員定期征集意見，根據(jù)用戶反饋的問題和現(xiàn)場管理的需要，制定解決方案，對系統(tǒng)功能更新和升級改造。經(jīng)過持續(xù)更新升級，目前系統(tǒng)的靈活性、易用性、穩(wěn)定性大幅提高，系統(tǒng)適應(yīng)項目能力得到進一步提升。
3.人員培訓(xùn)。為提高業(yè)務(wù)人員對系統(tǒng)的理解能力和操作能力，推動系統(tǒng)的正常應(yīng)用，局和各子分公司定期組織開展人員培訓(xùn)工作，培訓(xùn)工作分專業(yè)、分層次進行，三級公司組織在項目開工前到項目部進行人員培訓(xùn)，局階段性的對系統(tǒng)管理員和新開工項目人員進行集中培訓(xùn)。截至目前，全局共舉辦了十一期操作人員培訓(xùn)工作，培訓(xùn)近2000余人次。
4.現(xiàn)場督察。系統(tǒng)上線以來，中鐵四局組織開展了三次大規(guī)模專項督察活動，對系統(tǒng)應(yīng)用情況按月進行書面通報，對于系統(tǒng)應(yīng)用較好的單位進行宣傳和表揚，對于運行不規(guī)范的三級公司和項目部在交班會進行通報，以督促各級領(lǐng)導(dǎo)重視系統(tǒng)推廣和應(yīng)用。今后，將成本管理系統(tǒng)應(yīng)用納入成本督察范疇，形成常態(tài)化和制度化，以提高系統(tǒng)應(yīng)用效果。
5.系統(tǒng)自動打分排名。通過在系統(tǒng)中設(shè)置了一系列考核指標(biāo)，分層級考核，局對各三級公司、局直管和代管項目的應(yīng)用情況進行考核，三級公司對所屬項目部應(yīng)用情況進行考核，考核完全由系統(tǒng)根據(jù)應(yīng)用情況自動評分。按月在系統(tǒng)中公布排名和分值，將評比結(jié)果與單位領(lǐng)導(dǎo)班子考核兌現(xiàn)相結(jié)合，以鼓勵先進、鞭策落后。該方法的應(yīng)用，促進了系統(tǒng)的規(guī)范性操作，提高了系統(tǒng)的應(yīng)用效果。
四、成本管理系統(tǒng)取得的應(yīng)用效果
（一）有效提升了企業(yè)對項目的成本管控能力
1.執(zhí)行力大幅提高。各項工作業(yè)務(wù)和流程得到了規(guī)范，專業(yè)壁壘得到消除，部門職責(zé)進一步明晰，形成了各負其責(zé)、分工負責(zé)的工作格局。通過各項業(yè)務(wù)審批流程的設(shè)置，加強了流程控制，規(guī)范管理行為、堵塞管理漏洞，使不照章辦事的人寸步難行，不照章辦的事辦不了，各種違規(guī)決策、不按制度和流程辦事的情況等得到有效遏制。成本系統(tǒng)的應(yīng)用一方面促進實施各項辦法、制度的落地實施；另一方面，系統(tǒng)應(yīng)用后，促進了各級管理機構(gòu)在制度梳理、檢驗、修訂、完善上下功夫，使之更加適應(yīng)管理自動化的要求，不斷優(yōu)化項目管理辦法體系。以四局參建的蒙華鐵路項目為例，項目部在深入總結(jié)成本系統(tǒng)應(yīng)用優(yōu)點的基礎(chǔ)上，經(jīng)過認真梳理、反復(fù)研討，修訂完善了19項項目管理制度。
2.固化了成本全過程控制。系統(tǒng)通過資金卡控措施，將計劃—合同—驗收—結(jié)算—支付流程固化在系統(tǒng)中，形成層層數(shù)據(jù)控制關(guān)系。使項目成本管理做到了“事前有預(yù)算、事中有控制、事后有分析”全過程管理，實現(xiàn)了源頭計劃、過程控制、逆向追溯的成本管理路徑，為企業(yè)經(jīng)營管理提供完整且具有邏輯關(guān)聯(lián)的管理依據(jù)。
3.提升精項目細化管理水平。系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，為“法人管項目”提供了有效的手段，后臺對項目的管控能力顯著增強，企業(yè)管理形成了“小前端、大后臺”的管理格局，提升了企業(yè)集約化管理和項目精細化管理水平，工作變得更加高效、工作成果可存儲、可搜索、可計算分析和共享協(xié)同。
（二）提高了項目利潤率和企業(yè)資金存量
成本管理系統(tǒng)涉及成本管理的全部過程，從源頭上設(shè)定指標(biāo)進行預(yù)控，通過流程審批加強了過程控制，通過核算分析數(shù)據(jù)反映執(zhí)行效果。系統(tǒng)應(yīng)用兩年多以來，在建項目的利潤率得到不同程度的提升，虧損項目數(shù)量大幅減少，項目盈利能力得到了較大幅度提高，系統(tǒng)作用效果成效。2016年企業(yè)利潤16.23億元，較2015年增長10.7%；虧損項目數(shù)量年度減少40.90%，虧損項目年度減虧金額11.97億元。
系統(tǒng)設(shè)置了債務(wù)支付的審批流程，設(shè)定了債務(wù)支付比例上限，所有資金須公司相關(guān)部門審批后才能支付。通過債務(wù)支付整體統(tǒng)一籌劃、均衡支付，整體上降低了外部債務(wù)資金支付比例，提高了企業(yè)資金集中度和利用率。2016年企業(yè)資金集中度達85.76%，繼續(xù)保持高位；日均集中資金量達191.96億元，較上年度的171.6億元，凈增20.36億元，增幅11.86%。
（三）創(chuàng)造了很大的溢出效益
系統(tǒng)基本涵蓋了中鐵四局的在建項目，全局共有705個項目部使用了該系統(tǒng)，系統(tǒng)使用范圍創(chuàng)歷史新高，為系統(tǒng)更大范圍、更高質(zhì)量的推廣，積累了寶貴的實踐經(jīng)驗。中國中鐵經(jīng)過分析考察，將中鐵四局成本管理信息系統(tǒng)2.0升級為中國中鐵成本管理信息系統(tǒng)V2.0，于2016年1月，開始在中國中鐵的18個二級公司推廣應(yīng)用這個系統(tǒng)。目前，中國中鐵各成員單位共3959個項目上線運行該系統(tǒng)，系統(tǒng)在線活躍用戶9.5萬人，受到各單位的普遍歡迎和積極響應(yīng)。經(jīng)過兩年多的推廣和應(yīng)用，系統(tǒng)安全性、實用性已得到海量樣本項目驗驗。
中國中鐵工程項目成本管理信息系統(tǒng)在2015年中國建筑業(yè)協(xié)會主辦的首屆建筑業(yè)企業(yè)信息化建設(shè)案例中，被評為“全國建筑業(yè)企業(yè)信息化建設(shè)特優(yōu)案例第一名”，在全國“互聯(lián)網(wǎng)+建筑業(yè)”研討會上進行經(jīng)驗交流，得到了建筑施工行業(yè)企業(yè)的好評和認同。
